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投标文件制作细节需注意
发布日期:2018-06-13

之前青岛投标书制作给大家介绍过一份完整的投标文件所包含的内容有很多,主要有一些投标函、证明文件、方案、报价单等内容,所以制作好一份投标文件需要花费很多的心血。然而当我们把投标文件提交上去之后,却没有中标,相信应该有很多人都不知道自己的投标文件是因为什么原因导致的投标文件没有中标的,其实根据青岛投标书制作多年的经验来看,大多数原因都是因为大家没有注重投标文件的制作细节,所以今天就来给大家详细的介绍一下投标文件制作的时候需要注意的细节都有哪些。

一、投标文件的格式

包括投标文件的编制要求、签署要求、密封要求、装订要求等。

投标文件的编制要求。投标文件通常是由投标函、投标函附录、商务标文件、技术标文件、资格审查文件等组成,不同的招标文件对投标文件的组成要求也是大同小异。投标人要按照招标文件要求的内容、顺序和标准格式编制投标文件,避免漏项、错项、“画蛇添足”等现象。招标文件要求必须提供的内容应当章节清晰,一目了然,以便于评审委员会审阅,这能在无形中使自己得到一个较高的“印象分”;有的招标文件在投标人必须提报的资料外,还允许提报投标人认为应当提报的其他内容,该部分不是评审委员会评审的重点,如招标文件没有特殊要求,一般应附在最后,在篇幅上也不宜过长,以免造成滥竽充数之嫌。同时竞投多个标段的,还要注意每个标段是要求分别提报标书,还是汇总后提报一套标书等。

投标文件的签署要求。首先,所有“签字盖章处”尤其是《投标函》和《投标函附录》,都应按要求盖章签字;其次,应注意招标文件是否允许用“投标专用章”等其他公章代替“投标单位公章”,是否允许用盖章代替签字,是否要求“页签”等等。

投标文件的装订要求。有的招标文件要求商务标、技术标同册装订,有的要求分别装订;有的招标文件禁止投标文件用可拆装工具装订等等。

投标文件的密封要求。通常招标文件要求的投标文件份数为正本一份、副本若干份,但在正本和副本的密封上要求不尽相同,有的招标文件要求正本和副本分别密封后再密封为一包,有的则要求正本、副本一起密封,还有的要求投标函单独密封等。有的招标文件要求外包密封处加盖“密封”章,有的招标加盖“投标单位公章”,等等。

上述要求虽然繁琐但十分重要,将直接影响投标文件是否有效,这应当引起投标人的高度重视。不同的招标文件对上述的格式要求不尽相同,因此,投标人在每一次投标时都不应麻痹大意,以免造成“一着不慎、全盘皆输”的后果。

二、投标文件的商务标编制

通常,商务标包括报价及价格组成两大部分,投标人要紧紧围绕评标办法,综合考虑自身成本、市场等因素综合确定投标报价策略。在报价时要注意以下几点:

(一)慎用低价策略。根据《中华人民共和国招标投标法》和国家七部委12号令《评审委员会和评审方法暂行规定》规定,投标人不得以低于成本的报价竞标。在评审过程中,评标委员会发现投标人的报价明显低于其他投标报价,或明显低于标底的,使得其投标报价可能低于其个别成本的,应当要求投标人做出书面说明并提供有关证明材料。投标人不能提供合理说明,或不能提供相关证明材料的,由评标委员会认定其低于成本报价竞标,其投标做废标处理。因此投标人在采用低价竞标策略时应十分谨慎,不要为得高分而盲目压价。如确因个别成本低于社会平均成本,要在投标文件中有合理的说明,并提供相关证明资料,充分做好应对评审委员会质询和自我澄清的准备,否则有可能会被作为废标来处理。

(二)严格对照招标清单报价。投标人应严格对照招标人提供的招标内容清单进行报价,不要有侥幸心理,耍一些小聪明。在工程量清单招标中,修改招标人发布的工程量清单是被严格禁止的,但个别投标人故意修改或减少清单数量妄图以此提高单价,此类“作弊”行为很容易被评审委员会识破,无疑将被作为废标处理。还有的投标人故意制造“数量×单价>合价”、“分项合计>总计”之类算术错误以提高分项报价,企图既得高分,又提高报价,但结果往往是“偷鸡不成蚀把米”。因为《评审委员会和评审方法暂行规定》明确规定,单价报价与合价报价不一致的,以单价金额为准;分项报价与总价报价不一致的,以分项报价为准;大小写金额不一致的,以大写金额为准。而且评审委员会可以要求投标人对文字和计算错误按以上原则进行澄清,投标人澄清不符合上述规定,或拒绝澄清的,可以否决其投标。

(三)足额计取行政规费。为确保工程安全、环保、文明施工,防止无序压价,有的地方规定安全施工费、环境保护费、文明施工费、定额测定费、税金等费用应按法定标准计取,不得参与让利,否则做废标处理。

三、投标文件的技术标编制

技术标编制要遵循“可行、经济、先进”的原则,并和商务标有机衔接。投标人首先要认真研究招标标的,对招标文件描述不清或隐含的条款,要积极向招标人咨询。对工程施工和大型设备安装,应当进行详细的现场勘查,对水、电、路等现场情况要做到心中有数,对有可能发生的情况要做出准确预测。针对发现的问题,要在规定时限内向招标人提出质疑,并积极参加答疑会,切忌主观武断。

要与招标文件要求的技术标内容逐项对应,防止漏项。招标文件要求提交的技术图纸、检测报告、会计报表、业绩信誉等,要注意其全面性、有效性。

有的招标文件为了提高技术标评审的公正性,要求技术标为“暗标”,即提供统一技术标格式,不在技术标中体现投标人名称。此时,投标人更应注意严格按照招标文件要求进行文档编辑、装订。

在编制技术标时,大多数投标人会在同类投标项目的技术标文档的基础上进行修改编辑。此时投标人应当组织专业人员进行认真复核,避免“笔下误”和手工删改。如某投标人投标文件中承诺:如我公司中标,承诺一个月内在内蒙古某市开设售后服务站,实际该项目为山东某市的公交车辆采购。还有家投标单位技术标中这样描述:沈阳繁花似锦,四季如春……甚至有的投标文件技术标中将“招标人名称”打印错误,等等。虽然此类错误一般允许更正,不会影响投标的有效性,但给评审委员会造成的第一印象就是没有认真研究技术方案,很容易影响技术标的得分。

四、投标文件的提交

有的投标人习惯抱着投标文件去参加开标会,认为提前出发半小时,不会耽误投标文件提交。笔者建议投标文件的提交应当“宜早不宜迟”。一方面,可以避免开标临近时的手忙脚乱,一旦出现交通堵塞或其他异常情况造成投标人无法按时提交投标文件,将会给投标人造成无法挽回的损失。因为《招标投标法》规定,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点,招标人在投标截止时间以后提交投标文件将被拒绝;第二,投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件,补充、修改的内容为投标文件的组成部分。即使招标人代表因故未能参加开标,也不影响投标的有效性。

五、参加开标会

根据《招标投标法》规定,开标由招标人主持,邀请所有投标人参加。招标人在《投标人须知》中对投标人参加开标会做出明确的要求,有的招标人为遏制挂靠、转包等现象,会要求投标人的法定代表人或其委托代理人,甚至项目经理参加开标。投标人作为招标的响应方,有义务按照招标人要求参加开标会,服从开标的工作安排。包括参加人员、开标时应携带的有关证明资料,如法定代表人证明(授权委托书)、身份证件、营业执照、资质证书,配合工作人员验证有关业绩信誉等。虽然不按规定参加开标会一般不会被拒绝投标,但陷入被动是显而易见的。

总之,粗枝大叶、眼高手低是投标的大忌。正如著名教育家陶行知先生所说:“本来事业并无大小,大事小做,大事变成小事;小事大做,则小事变成大事。”细节决定成败,每一个投标人都应当从小处入手,深入研究招标文件,科学制定投标策略,以缜密的思维、认真的态度做好每一次投标,如此一来方能在激烈的竞争中立于不败之地。

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